Por que é essencial a boa gestão de contratos nas empresas?

A gestão de contratos é uma prática ainda pouco explorada pelas organizações, em especial aquelas de menor porte. Ela abrange um conjunto de procedimentos, técnicas e controles que tem como objetivo administrar corretamente tudo que envolve uma contratação.

Em outras palavras, a gestão de contratos ocorre em todas as etapas, que compreendem a proposta, negociação do contrato, discussão, elaboração das cláusulas, formalização, execução, acompanhamento e entrega do trabalho. Ela é fundamental para as empresas, e os motivos você confere agora!

#1 Porque os contratos são o reflexo de um negócio

No início das atividades de uma empresa, é preciso contratar mão de obra para a reforma do local ou fazer a locação. Além disso, deve-se procurar fornecedores de materiais, profissionais para as equipes, consultorias. À medida que o negócio se desenvolve, a necessidade de pessoal e de prestadores de serviços é ampliada, e, basicamente, a vida de uma empresa é baseada em contratos.

Resumindo, não é exagero dizer que o próprio negócio é um contrato entre quem fornece (empresário) e quem adquire (cliente), e a única forma de uma empresa crescer é estabelecendo essa relação. Um bom contrato é, por isso, o alicerce.

Por este motivo, realizar uma boa gestão de contratos é cuidar do que é o próprio negócio. É interessante notar que muitas organizações se preocupam com outras atividades de seu produto ou serviço, mas relegam a segundo plano o documento mais essencial de seu negócio. O contrato criou a empresa, definiu os direitos e deveres, as responsabilidades, os ativos e os passivos. Como não fazer uma boa gestão contratual?

Dar atenção especial à administração dos contratos precisa ser parte da cultura de gestão da empresa. Somente assim é possível garantir a efetividade das contratações firmadas, reduzindo riscos, evitando danos e trazendo benefícios à organização.

#2 Porque a gestão de contratos permite o cumprimento dos objetivos

Na hora de contratar, cada uma das partes possui um objetivo que deriva do acordo. Imagine um contrato de compra e venda de um automóvel. A parte que está vendendo o produto quer a contrapartida financeira pela transação. A parte que está comprando o carro deseja ter o item para si em perfeito estado. Qual a garantia de que ambos vão atingir seu objetivo e cumprir sua parte no acordo se não há o contrato?

Acreditar na boa-fé das pessoas é algo necessário para manter a esperança de um futuro melhor, mas, quando se trata de negócios, o contrato é imprescindível. Contudo, não basta que o acordo seja formalizado: é preciso ter mecanismos de controle para cada uma de suas etapas, de forma que o objetivo seja atendido. Em outras palavras, é preciso realizar a gestão de contratos.

A Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM – Contract Lifecycle Management) compreende as etapas de pré-contratação, elaboração do documento, pré-execução, execução, monitoramento e acompanhamento. Cada uma delas possui um objetivo que converge para o objetivo primário, mas somente com a gestão de contratos é possível passar bem por todas as fases.

Dessa forma, com o controle de cada etapa, a organização não apresentará o chamado “lapso de memória”, que ocorre quando há uma ineficiência importante que prejudica o resultado final, mas que não pode ser precisamente identificada diante da ausência de monitoramento.

#3 Porque a gestão de contratos é fundamental para controlar as contingências

Como mitigar os riscos presentes em uma transação comercial? Qual a garantia que obriga as partes a cumprirem o que se propuseram? Conforme dito anteriormente, a mera formalização do acordo não faz com que um contratante cumpra com sua obrigação, vide o crescimento do número de inadimplentes no Brasil. Como driblar esses desafios?

Com a gestão de contratos. Ela é uma ferramenta poderosa na tomada de decisões, e que deve ser utilizada desde a etapa de pré-contratação. É nesta fase que a empresa solicita a documentação completa da outra parte, bem como certidões de regularidade e consulta aos serviços de proteção ao crédito. Essa simples medida é muito eficaz para controlar as contingências.

É também esse mecanismo que monitora e acompanha o cumprimento das obrigações contratuais durante a fase de execução. Ele poderá orientar o gestor sobre as precauções necessárias para prevenir os riscos, por exemplo, de atrasos na entrega do produto ou serviço, ou ainda, de ordem trabalhista, ambiental e outros.

Esse controle de contingências realizado por meio da gestão de contratos é muito importante para a tomada de decisões, já que se avalia constantemente os pontos críticos do acordo.

#4 Porque a boa gestão deixa o cliente satisfeito

Se a gestão contratual ocorre durante todo o ciclo de vida do contrato, os objetivos são atingidos e as partes saem satisfeitas com o acordo. O cenário ganha-ganha é o melhor possível no mundo corporativo, e isso se torna ainda mais benéfico quando o cliente final do produto ou serviço é uma das partes do contrato.

Considerando que a clientela é a chave de qualquer negócio, sua satisfação deve ser tratada como prioridade pelo empresário. Um contrato bem executado, dentro do prazo e das condições acordadas, é fundamental para conservar e valorizar o relacionamento.

É muito importante ter em mente que o contrato, quando o cliente é uma parte mais vulnerável (pessoa física consumidora, por exemplo), deve ser mais detalhado e acessível, além de ser feito de forma colaborativa. Somente assim, o acordo passa segurança e boa-fé ao cliente, o que também o satisfaz.

A gestão de contratos atua, inclusive, nesse ponto, de equilibrar a vontade e a liberdade das partes, de forma que ambas se sintam contempladas pelo conteúdo das cláusulas contratuais. Quanto melhor a gestão, menor a possibilidade de conflitos futuros decorrentes da relação contratual.

Diante de tantas necessidades, uma boa gestão de contratos é fundamental para as corporações, uma vez que antecipa riscos, previne litígios e elimina situações potencialmente controversas.

Uma boa gestão de contratos, considerando o alto volume de informações que circula em uma empresa atualmente, só é possível com o auxílio da tecnologia. Existem sistemas online confiáveis para elaboração, gestão, negociação e assinatura de contratos e documentos legais de forma digital, o que aumenta a produtividade e diminui a burocracia na gestão contratual.

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About The Author

Marcel Boff

Sócio Fundador e CEO da Santo Contrato é advogado e especialista em métodos ágeis de desenvolvimento de negócios.

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