Por que adotar a gestão de contratos em empresas privadas?

No mundo corporativo, os empresários passam seus dias traçando estratégias e procurando ações que possam proporcionar mais competitividade para seu negócio. A gestão de contratos em empresas privadas é uma dessas estratégias que, comprovadamente, dão muito fôlego para que uma atividade se posicione melhor no mercado.

Mas qual o motivo pelo qual essa medida é tão importante? Veja 4 razões para adotar a gestão de contratos em empresas privadas!

#1 Economia de tempo e dinheiro

Você já parou para pensar quanto tempo os gestores de sua empresa gastam para analisar o ciclo de vida de todos os contratos feitos no negócio? Somente com a fase pré-contratual, em que é preciso trocar informações nas negociações até chegar no ponto comum, perde-se um tempo enorme para as reuniões pessoais.

Já na fase contratual, é preciso acompanhar todas as etapas de execução das obrigações de cada parte. Visitas a fornecedores, parceiros, clientes. Mais tempo. Mesma situação na fase final, em que é preciso destinar tempo a verificar se tudo foi cumprido antes do distrato. Agora, pegue todas essas situações e multiplique pelo número de contratos que existe na empresa.

O tempo no mundo empresarial é um valioso ativo. Cada vez que gestores param seu trabalho para verificar contratos sem uma estratégia, é um tempo que se perde e que poderia ser investido em outras ações, que gerariam recursos para a empresa. Portanto, menos dinheiro.

Quando há eficiência na gestão de contratos em empresas privadas, existem práticas que trabalham a favor do tempo – e do dinheiro. Centralizar e organizar os contratos na nuvem ou em sistema próprio, por exemplo, confere visibilidade aos dados. O acesso à informação é mais prático, e basta uma consulta para saber quais os prazos estão chegando ao fim e pronto. Algumas práticas de uma boa gestão de contratos em empresas privadas são:

– Adotar modelos prontos e qualificados de contratos;

– Fazer upload de modelos de contratos próprios e anexos;

– Colaboração entre as partes para analisar e editar os documentos digitalmente;

– Armazenamento de todas as revisões com as datas e a identificação de quem alterou o documento, bem como as modificações realizadas;

– Assinatura digital do documento com validade jurídica e segurança, o que evitaria gastos com motoboy para que os documentos sejam assinados fisicamente;

– Controle sobre o andamento de cada contrato, fazendo com que haja acompanhamento sobre as datas-chave e agilidade na hora dos pagamentos.

#2 Maior produtividade

Uma gestão de contratos em empresas privadas, quando eficiente, contribui para maior produtividade de todos os envolvidos do processo produtivo. Ao traçar estratégias e adotar boas práticas para monitorar os contratos, como as listadas acima, o gestor consegue integrar melhor os setores e as partes envolvidas.

Essa integração, por proporcionar uma visão mais ampla do negócio que está sendo formalizado no contrato, aumenta as chances de as ações relativas a eles serem bem sucedidas.

Na etapa de elaboração do contrato, por exemplo, existe uma forma de conectar as partes de forma eficiente, conferindo mais produtividade à tarefa. Basta um sistema de notificação para que elas recebam mensagens instantâneas sempre que houver alteração do contrato, prazo chegando ao fim e outros fatos importantes.

O departamento jurídico será, certamente, mais produtivo com essas ferramentas de gestão de contratos.

No mesmo sentido, quando a gestão de contratos em empresas privadas é realizada com boas estratégias, o gestor ou o responsável por ela perderá menos tempos para executar a tarefa. Sua produtividade aumenta, porque há práticas bem definidas sobre o que precisa ser feito, e o resultado é a destinação do tempo para atividades menos burocráticas e mais determinantes para o negócio.

#3 Segurança e proteção legal

Sua empresa adota mecanismos de respaldo e proteção legal nos contratos que fecha? Se sim, esse é um ótimo passo para uma boa gestão de contratos em empresas privadas. Muitas empresas adotam modelos de contratos pré-existentes, e não há problema algum nisso, mas quem realiza uma boa gestão sabe da procedência de qualidade na internet. Nem sempre aqueles encontrados facilmente na internet serão adequados para o negócio.

É preciso ter especial cuidado com a proteção legal que um contrato confere, porque ele gera direitos e deveres para as partes. Isso só é possível com uma boa gestão de contratos, em que há acompanhamento dos profissionais certos desde a etapa de negociação até o distrato. Assim, é possível documentar todas as sugestões, as reuniões informais, os e-mails e o que for pertinente ao contrato para que haja respaldo em caso de discussão futura.

Uma prática interessante para prezar pela segurança do contrato é adotar o armazenamento em nuvem. Dessa forma, é possível ter controle sobre tudo que é discutido no documento e, até mesmo, ter assinatura digital com validade jurídica e protegida por lei.

#4 Integração e administração de informações com a gestão de contratos em empresas privadas

A última razão para adotar a gestão de contratos em empresas privadas, mas não menos importante, é a integração e administração de informações. Quantas mudanças serão necessárias para que o acordo atenda bem às duas partes? Um cliente pode exigir alterações nas cláusulas devido às preferências pessoais e um fornecedor pode pedir a readequação do prazo. Ou seja, para quem adota modelos prontos, se faz necessário modificar algumas coisas.

É preciso, porém, administrar essas informações de forma coesa. Quando há registro das mudanças, a comunicação é facilitada entre as partes, tornando as negociações mais claras. Esse é um bom indicativo de uma gestão de contratos eficiente.

Em outras palavras, por meio da gestão, as partes permanecem integradas enquanto durar o contrato. Isso faz com que qualquer divergência, debate ou negociação seja rapidamente solucionado. Imagine utilizar chats e videoconferências para rever os últimos detalhes com um cliente importante?

Existem boas razões para adotar a gestão de contratos em empresas privadas. A economia de tempo e dinheiro já seria suficiente, especialmente porque estamos em um momento de redução de custos. Entretanto, é possível usufruir, ainda, de uma maior produtividade dos envolvidos, da segurança e da proteção legal, além da integração e administração de informação.

A automatização da gestão de contratos, inclusive, potencializa todos esses benefícios.

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About The Author

Marcel Boff

Sócio Fundador e CEO da Santo Contrato é advogado e especialista em métodos ágeis de desenvolvimento de negócios.

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