gestão de contratos

Automatizar a gestão de contratos é uma boa escolha?

Uma empresa que realiza uma boa gestão de contratos possui controle sobre o ciclo de vida desses documentos, desde a negociação até o encerramento. Essas relações perduram no tempo e geram custos periodicamente, ou seja, se renovam a cada prestação ou aditivo. Levando em conta as ações necessárias para gerir os contratos corretamente, é impossível considerar que a tarefa pode ser realizada sem o auxílio da tecnologia.

Por este motivo, a automatização da gestão de contratos é uma das importantes escolhas que uma empresa faz, apostando na sua produtividade. Imagine que você possua um negócio no segmento de serviços, e lida com inadimplência, atraso em pagamentos, mudanças contratuais e até mesmo cancelamentos. Sem automatizar a administração dos documentos, a relação com os clientes e a saúde financeira da empresa pode estar em risco.

Se você ainda não se convenceu de que a automatização é necessária para uma gestão de contratos eficiente, listamos os 4 principais motivos para você mudar de ideia. Acompanhe!

#1 Eficiência e produtividade

Todos os contratos possuem cláusulas comuns, como a qualificação das partes. Em sentido contrário, cada relação contratual deve ser documentada com particularidade.

A automatização na gestão de contratos é capaz de considerar as duas hipóteses e, ainda assim, melhorar a produtividade do gestor ao elaborar e gerir esses documentos.

As tarefas relativas ao contrato não precisam ser feitas manualmente. Uma boa ferramenta de gestão de contratos pode possibilitar a edição conjunta das partes na criação do contrato, inclusão da assinatura digital, que garante a legitimidade delas sem que haja necessidade de assinatura manuscrita, armazenamento do histórico de negociações para auxiliar futuras discussões, dentre outras facilidades.

Ao simplificar essa relação, ambas as partes economizam o tempo que seria destinado à burocracia própria da gestão contratual antiga, a manual. Em contrapartida, os gestores se tornam mais eficientes e utilizam esse tempo para focar em atividades mais relevantes ao seu negócio.

#2 Segurança da informação e jurídica

Uma boa ferramenta de gestão de contratos se preocupa com a segurança das informações constantes nos documentos, por isso, é comum armazenar os dados em ambientes seguros para protegê-los do acesso de terceiros, sendo a nuvem uma solução bastante utilizada atualmente.

A confiabilidade das informações é mantida por meio de um controle adequado, em que o documento pode ser acessado apenas por aqueles que têm permissão para tanto. A segurança também é um dos pontos altos da assinatura digital, que é uma forma criptografada de assinatura eletrônica – qualquer alteração no documento invalida a assinatura do emitente.

Além disso, a gestão de contratos automatizada contribui para a segurança das informações com a centralização dos dados em um único local. O banco de dados se torna uma fonte de consulta confiável, na qual não há manipulação ou perda das informações. Isso evita que o gestor precise buscar difusa e continuamente o valor, a data ou outros dados do contrato.

Da mesma forma, o banco de dados reúne todas as informações necessárias em caso de litígio, o que aumenta a segurança jurídica em torno da relação contratual.

#3 Maior integração

A elaboração de um bom contrato passa pela consideração dos diferentes setores de uma empresa, em especial o departamento financeiro. Há pouco tempo, para redigir este documento, eram necessárias reuniões e redação manual, o que costumada causar erros e ausência de padronização. Com a automatização da gestão de contratos, é possível interagir não somente com a outra parte, mas, antes disso, com outros departamentos.

A partir do momento em que os setores importantes se comunicam, o contrato é feito com maior riqueza de detalhes, atendendo especialmente ao fim que se propõe. O setor de finanças, por exemplo, consegue realizar sua programação dentro do mesmo sistema que o setor de vendas. Assim, tem-se maior controle sobre as receitas resultantes da relação e a informação detalhada da fatura relativa.

Em suma, a automatização traz maior agilidade, o que aumenta a eficiência e a produtividade.

#4 Melhor relacionamento com os clientes

O ciclo de vida do contrato é composto pelas seguintes etapas: pré-contratação (negociação), contratação, pré-execução, execução e encerramento. Essa classificação é feita pela NCMA (National Contract Management Association), referência mundial na gestão desses documentos. As partes, obviamente, têm papel ativo em todas elas, desde a definição do objeto contratual até o fim da relação.

Por este motivo, é muito importante que o relacionamento com o cliente seja o melhor possível, desde o início. A automação da gestão de contratos tem importante papel nessa tarefa, pois contribui para uma maior interação entre as partes. Canais de comunicação via internet, integrados ao sistema de gestão, criam uma relação de confiança entre as partes, devido à transparência que eles proporcionam.

No caso de um fornecedor de serviços, por exemplo, a automatização possibilita o feedback sobre a satisfação do cliente, o que é muito valioso para qualquer empresa.

Além disso, como vimos, uma boa gestão de contratos proporciona a segurança da informação e jurídica. Esses dois benefícios são muito importantes para o cliente, uma vez que as informações contratuais estarão sempre disponíveis para sua consulta.

Em igual sentido, ele poderá assinar digitalmente o documento sem que precise se deslocar. Isso possibilita às empresas se relacionarem com clientes de outras localidades de forma segura. Apesar de essa parecer uma vantagem pequena, a expansão dos negócios proporcionada pela assinatura digital aumenta o número de vendas da empresa. Excelente, não?

Outros benefícios da automatização da gestão de contratos

Integração, relacionamento com os clientes, eficiência, produtividade e segurança. Não bastassem esses benefícios proporcionados pela automatização da gestão de contratos, as empresas ainda podem usufruir de mais vantagens. Ter controle sobre todo o ciclo de vida contratual é essencial ao negócio e permite o crescimento empresarial, ou seja, é um diferencial competitivo.

Imagine que sua empresa não tenha um sistema de gestão de contratos. O gestor terá que elaborar manualmente um calendário de prazos e metas para ter uma visão geral dos eventos criados nos contratos, e, para tanto, precisará acessar um documento por vez, gastando um tempo desnecessário para a tarefa.

Ele também precisará encontrar uma forma ágil de armazenar todo o histórico das negociações e as revisões das cláusulas contratuais, para que auxiliem em futuras discussões. Por fim, a cada alteração, deverá enviar novamente o arquivo para um ambiente seguro. É muito trabalho, pouca eficiência e muito tempo desperdiçado, concorda?

Por outro lado, quando uma empresa utiliza a tecnologia para automatizar a gestão contratual, consegue cuidar de forma otimizada do Ciclo de Vida de um Contrato (Contract Lifecycle Management – CLM). Como benefícios, poderá:

1. Monitorar e mapear os riscos de contratação, desde a etapa de negociação até o encerramento do contrato;

2. Integrar os sistemas de gestão (se existentes) com a ferramenta de gestão de contratos via API;

3. Conferir segurança jurídica e agilidade para as partes nos processos de contratações;

4. Controlar todos os eventos relativos ao contrato;

5. Promover a interação virtual entre as partes e demais envolvidos, o que agiliza todas as etapas do contrato;

6. Fazer uma boa gestão da informação;

7. Assinar digitalmente o documento;

8. Reduzir consideravelmente todos os custos e prazos;

9. Ter mais facilidade para atender às normas brasileiras.

Um negócio que possui uma boa gestão de contratos tem maior possibilidade de crescimento dentro do mercado, principalmente no segmento de serviços.

Se sua empresa deseja usufruir de todos os benefícios da automatização da gestão de contratos, conheça a Santo Contrato. Oferecemos funcionalidades que percorrem todo o ciclo de vida contratual, desde a negociação até o encerramento.

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About The Author

Marcel Boff

Sócio Fundador e CEO da Santo Contrato é advogado e especialista em métodos ágeis de desenvolvimento de negócios.

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